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L'ITALIA CHE NON SI FERMA: LO "SMARTWORKING" PER RISPONDERE ALLA CRISI DA CORONAVIRUS

#Lexamp News Team

28/03/2020

L’espressione smart working è usata nel gergo aziendalistico per indicare una modalità di esecuzione della prestazione lavorativa, disciplinata dalla Legge 22 maggio 2017 n. 81, tecnicamente definita “lavoro agile”.

Con l’introduzione delle norme relative alla gestione dell’emergenza sanitaria connessa alla pandemia di Covid19, che hanno imposto la sospensione della maggior parte delle attività produttive, lo smart working è divenuto un topic di grande rilievo. E’ stata infatti prevista la possibilità di proseguire le attività, anche quelle sospese, attraverso l’uso di questo strategico strumento organizzativo.

Così, nel caso di imprese rientranti per oggetto tra quelle considerate “essenziali” ai sensi del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 marzo 2020, che rimangono operative, la prosecuzione dell’attività rimane in ogni caso soggetta alle norme di cui al precedente D.P.C.M. 11 marzo 2020, il cui art. 1, comma 7, lett. a), prevede che venga “attuato il massimo utilizzo […] di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza”.

Nel diverso caso in cui, invece, l’impresa svolga attività non considerate “essenziali”, lo stesso D.P.C.M. 22 marzo 2020, pur disponendone la sospensione, all’art. 1 lettera c) stabilisce che “le attività produttive che sarebbero sospese […] possono comunque proseguire se organizzate in modalità a distanza o lavoro agile”.

E’ evidente, quindi, che lo smart working rappresenta la migliore chance a disposizione delle imprese e dei lavoratori per non soccombere, in un periodo di grave crisi produttiva ed incertezza economica come quello in corso.

Inoltre, si deve considerare la grande opportunità offerta da questa “riscoperta” del lavoro agile: un enorme test, esteso all’intero tessuto produttivo italiano, per rodare l’uso di uno strumento organizzativo destinato a rimanere fattore strategico, per la maggior parte delle imprese, anche al termine della crisi.

Cerchiamo quindi di meglio comprendere cosa sia, esattamente, lo smart working.

All’art. 18 della Legge 81/2017 (dopo aver premesso che tale misura è destinata ad “incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro”) si spiega che il lavoro agile è una  “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”, in cui la prestazione “viene eseguita, in parte all'interno di locali aziendali e in parte all'esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva”.

Dunque, gli smart workers sono lavoratori subordinati che svolgono la propria prestazione senza vincoli inerenti gli orari ed il luogo di svolgimento dell’attività, nella maggior parte dei casi facendo uso di strumenti tecnologici che consentono questa “agilità” nello svolgimento.

Normalmente, il ricorso allo smart working richiede uno specifico accordo individuale tra datore e lavoratore. L’art. 19 della Legge 81/2017 prevede che tale accordo abbia forma scritta e disciplini “l’esecuzione della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro ed agli strumenti utilizzati dal lavoratore”, individuando altresì “i tempi di riposo del lavoratore nonché le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro.

L’emergenza da coronavirus ha indotto il Governo ad introdurre un’eccezione alla regola dell’accordo. Il D.P.C.M. 1 marzo 2020 ha infatti previsto, all’art. 4 comma 1 lettera a), che “la modalità di lavoro agile […] può essere applicata, per la durata dello stato di emergenza […] dai  datori  di  lavoro  a  ogni  rapporto  di  lavoro  subordinato  […], anche  in  assenza  degli  accordi individuali”.

Il datore di lavoro, che ai sensi dell’art. 21 della L. 81/2017 conserva il potere di controllo e disciplinare sul lavoratore a distanza, deve anche garantire la sua salute e sicurezza ed a tale fine, secondo quanto previsto dall’art. 22 della stessa Legge, deve provvedere con informativa scritta ad individuare tutti i rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione lavorativa. Da parte sua il lavoratore è tenuto a cooperare all’attuazione delle misure di sicurezza.

Anche per tale regola generale è stata introdotta un’eccezione legata all’emergenza da coronavirus: il D.P.C.M. 1 marzo 2020 prevede infatti che “gli obblighi di informativa […] sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell'Istituto Nazionale Assicurazione Infortuni sul Lavoro”, come indicato all’art. 4 comma 1 lett. a).

Tra i rischi maggiormente impattanti sull’organizzazione di questo tipo di lavoro ci sembra utile evidenziarne almeno due importanti categorie.

Innanzi tutto esiste un evidente rischio privacy.

Soprattutto con l’uso promiscuo dei devices personali del lavoratore, è altamente probabile che sotto il profilo della tutela dei dati personali la sicurezza risulti inadeguata. Saranno quindi esposti sia i dati del lavoratore stesso che quelli dell’azienda, inclusi i dati riferibili a tutti i destinatari dell’attività aziendale.

L’interessante articolo “Smart Working e Data Protection: conciliare lavoro agile e privacy in un contesto d’emergenza”, pubblicato dal Prof. Avv. Federico Bergaminelli sul sito web del nostro Studio, evidenzia come, molto spesso, in situazioni di emergenza – come quella attuale – si finisca per operare tramite frettolosi collegamenti su VPN verso i server aziendali, con misure fittizie di “sicurezza fai da te”. Spesso in totale mancanza di una chiara policy aziendale per l’utilizzo delle tecnologie al di fuori delle mura aziendali.

Esiste poi il rischio di overworking.

Utilizzando i propri devices personali panche per lavorare, lo smart worker rischia di rimanere di fatto sempre connesso con l’azienda, perdendo la cognizione del tempo dedicato al lavoro. Svolgendo la prestazione in modo sostanzialmente isolato, il lavoratore sarà naturalmente portato ad una costante ricerca di feedback del datore e dei colleghi. Si potranno verificare casi di connessione instabile, difficoltà d’uso delle tecnologie, nonché altre problematiche idonee a ridurre la produttività e causare depressione.

Entrambi questi fattori di rischio si possono mitigare, come osservato dal Prof. Bergaminelli, “se lo smartworking non resta iniziativa mirata ai soli lavoratori ma diventa una vera e propria rivoluzione culturale verso il digitale anche per il datore. Devono essere adottati nuovi modelli di organizzazione e gestione aziendale, compliant e condivisi, che affrontino i problemi.”

L’azienda deve quindi dotarsi di adeguato sistema di gestione per la protezione dei dati personali, ai sensi del Regolamento (Ue) 2016/679 (GDPR) e del D. Lgs 196/2003, previa analisi dello specifico quadro dei rischi a mezzo privacy impact assessment e con l’adozione di proporzionate misure di sicurezza. Il sistema di gestione deve integrarsi con una specifica policy per lo smartworking e l’uso delle tecnologie digitali al di fuori dell’azienda.

Il datore deve inoltre fornire agli smart workers specifica formazione, riguardo il corretto uso delle tecnologie, prediligendo ove possibile l’uso di devices aziendali. Deve altresì favorire un’organizzazione del lavoro che sia capace di ben conciliare i tempi di vita con quelli di lavoro, agevolando la reportistica e fornendo frequenti feedback al personale.

Insomma, per avere dei “lavoratori smart” occorrono soprattutto “imprenditori smart”, consapevoli dell’importanza strategica che ha una corretta organizzazione e gestione aziendale, supportata dalla consulenza di professionisti specializzati, soprattutto per affrontare fasi delicate e complesse come quella che l’economia produttiva sta attraversando.

 


 

Nelle slides che seguono una sintesi dell'articolo.

 

     


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